關(guān)于印發(fā)《行政區(qū)域界線檔案管理辦法》的通知
各省、自治區(qū)、直轄市民政廳（局）、檔案局，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)民政局、檔案局：
為了加強(qiáng)行政區(qū)域界線檔案的規(guī)范化管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》和《行政區(qū)域界線管理?xiàng)l例》的有關(guān)規(guī)定，民政部會同國家檔案局制定了《行政區(qū)域界線檔案管理辦法》?，F(xiàn)印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。
各地要按照《行政區(qū)域界線檔案管理辦法》的規(guī)定，切實(shí)做好行政區(qū)域界線檔案管理的各項(xiàng)工作。1989年至2002年全面勘定省、縣兩級行政區(qū)域界線期間的文件材料尚未完成立卷、歸檔工作的，應(yīng)當(dāng)于本通知下發(fā)后一年內(nèi)完成。
中華人民共和國民政部 國家檔案局
二Ｏ一二年一月六日
行政區(qū)域界線檔案管理辦法
第一條 行政區(qū)域界線檔案是民政專業(yè)檔案，是國家檔案資源的重要組成部分。為了加強(qiáng)省、縣兩級行政區(qū)域界線檔案工作，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》和《行政區(qū)域界線管理?xiàng)l例》的有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱行政區(qū)域界線檔案是指在行政區(qū)域界線勘定和管理過程中形成的與行政區(qū)域界線的位置、走向、名稱等密切相關(guān)，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式和載體的文件材料。
1989年至2002年全面勘定省、縣兩級行政區(qū)域界線（以下簡稱全面勘界）和各項(xiàng)行政區(qū)域界線日常管理活動（以下簡稱日常管界）形成的成果類檔案適用本辦法。
第三條 縣級以上各級人民政府民政部門、檔案行政管理部門及其職能機(jī)構(gòu)和工作人員，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定，在各自職責(zé)權(quán)限范圍內(nèi)依法開展行政區(qū)域界線檔案工作。
第四條 縣級以上各級人民政府民政部門檔案機(jī)構(gòu)對行政區(qū)域界線檔案實(shí)行集中保管，指定專職人員負(fù)責(zé)保管工作?？梢酝ㄟ^設(shè)立專門的行政區(qū)域界線檔案保管機(jī)構(gòu)并配備專職人員的方式，加強(qiáng)行政區(qū)域界線檔案保管力量。
第五條 全面勘界和日常管界形成的文件材料應(yīng)當(dāng)按照歸檔范圍及時(shí)歸檔。歸檔范圍見附件一。
第六條 縣級以上各級人民政府民政部門行政區(qū)域界線管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在工作完成后6個(gè)月內(nèi)向本部門檔案機(jī)構(gòu)和上級人民政府民政部門歸檔。
第七條 行政區(qū)域界線文件材料應(yīng)當(dāng)區(qū)分不同行政區(qū)域界線或者交會點(diǎn)進(jìn)行整理立卷。
全面勘界文件材料已經(jīng)立卷的，應(yīng)當(dāng)維持案卷原貌不變。
日常管界文件材料按照行政區(qū)域界線聯(lián)合檢查、行政區(qū)域界線變更及勘定、界樁及其他標(biāo)志物變化、行政區(qū)域界線糾紛處理、其他行政區(qū)域界線日常管理活動（如平安邊界建設(shè)）等分別整理立卷。
行政區(qū)域界線交會點(diǎn)材料單獨(dú)整理立卷。
第八條 行政區(qū)域界線文件材料由縣級以上各級人民政府民政部門行政區(qū)域界線管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)整理立卷，其中需要向上級人民政府民政部門歸檔的由毗鄰各方共同整理立卷。
需要共同整理立卷的，其中，行政區(qū)域界線聯(lián)合檢查文件材料由聯(lián)檢工作牽頭方負(fù)責(zé)牽頭整理立卷，其他工作文件材料由行政區(qū)劃代碼靠前的一方牽頭整理立卷。
第九條 行政區(qū)域界線檔案案卷質(zhì)量應(yīng)當(dāng)符合以下要求：
（一）文件材料批復(fù)在前、請示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后。
（二）文件材料應(yīng)當(dāng)標(biāo)注頁號，案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表等項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)逐項(xiàng)準(zhǔn)確填寫。案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表式樣見附件二。
（三）照片材料貼在A4規(guī)格的復(fù)印紙上附加說明后隨卷裝訂。
（四）案卷裝訂應(yīng)當(dāng)牢固、整齊。
第十條 聲像材料按照《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》(DA/T15-1995)要求整理；行政區(qū)域界線管理過程中形成的電子文件按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）和《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》(DA/T38-2008)要求整理。
第十一條 案卷內(nèi)日常管界文件材料排序應(yīng)當(dāng)符合以下要求：
（一）行政區(qū)域界線聯(lián)合檢查、界樁及其他標(biāo)志物變化、行政區(qū)域界線糾紛處理、其他行政區(qū)域界線日常管理活動案卷的文件材料按照形成時(shí)間先后排序；
（二）行政區(qū)域界線變更及勘定案卷設(shè)立分冊，其中行政區(qū)域界線協(xié)議書附圖、工作用圖分冊的文件材料按照圖幅編號排序，界樁成果表、界樁登記表、界樁照片分冊的文件材料按照界樁號排序，其他分冊的文件材料按照形成時(shí)間先后排序。
第十二條 行政區(qū)域界線檔案案卷按照行政區(qū)劃管理層級——行政區(qū)域界線或者交會點(diǎn)代號順序排列，同一條行政區(qū)域界線或者同一個(gè)交會點(diǎn)的所有案卷按照形成的時(shí)間順序排列，全面勘界案卷在前，日常管界案卷接續(xù)在后。
行政區(qū)域界線檔案案卷按照案卷排列順序編寫案卷號。
第十三條 縣級以上各級人民政府民政部門檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)編制案卷目錄。案卷目錄式樣見附件三。
第十四條 行政區(qū)域界線檔案的保管期限為永久。
第十五條 行政區(qū)域界線檔案實(shí)行多套異地保存。保存單位見附件四。
第十六條 行政區(qū)域界線檔案庫房應(yīng)當(dāng)按照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（JGJ25-2000）建設(shè)，具備防光、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防盜竊、防泄密等保管條件，配備必要的保管設(shè)備和防護(hù)設(shè)施。行政區(qū)域界線協(xié)議書附圖和工作用圖應(yīng)當(dāng)配備專門的圖柜（盒）保管。
第十七條 縣級以上各級人民政府民政部門檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)做好行政區(qū)域界線檔案的數(shù)字化工作。
第十八條 縣級以上各級人民政府民政部門形成的行政區(qū)域界線檔案應(yīng)當(dāng)按照《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》的有關(guān)規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交。
第十九條 行政區(qū)域界線檔案的利用應(yīng)當(dāng)符合下列要求：
（一）檔案形成、移交單位以及上級業(yè)務(wù)主管單位可以利用行政區(qū)域界線檔案；
（二）各級人民法院、人民檢察院、公安機(jī)關(guān)、國家安全機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)、審計(jì)機(jī)關(guān)因公務(wù)需要可以查閱行政區(qū)域界線檔案；
（三）其他單位和個(gè)人可以查閱行政區(qū)域界線檔案中除過程性文件材料之外的其他文件材料。
行政區(qū)域界線檔案原件一般不得向第（一）項(xiàng)以外的單位和個(gè)人提供。
行政區(qū)域界線檔案僅限于當(dāng)場查閱、復(fù)制或者摘錄。
行政區(qū)域界線信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)檔案的利用參照《省級行政區(qū)域界線信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)使用管理暫行辦法》（民勘辦發(fā)〔2003〕22號）執(zhí)行。
第二十條 縣級以上各級人民政府民政部門應(yīng)當(dāng)建立行政區(qū)域界線檔案管理利用制度。有關(guān)單位和個(gè)人利用檔案應(yīng)當(dāng)提出申請，說明理由，并經(jīng)民政部門行政區(qū)域界線管理機(jī)構(gòu)同意。
第二十一條 利用屬于國家秘密的行政區(qū)域界線檔案應(yīng)當(dāng)按照國家相關(guān)保密法律法規(guī)進(jìn)行審批。
第二十二條 行政區(qū)域界線檔案復(fù)印件需加蓋縣級以上人民政府民政部門檔案機(jī)構(gòu)印章方為有效。有關(guān)單位和個(gè)人未經(jīng)縣級以上人民政府民政部門同意，不得公開檔案內(nèi)容。
第二十三條 鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）級行政區(qū)域界線檔案的管理參照本辦法的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十四條 本辦法自公布之日起實(shí)施。
《勘界檔案管理暫行規(guī)定》（國勘辦發(fā)〔1997〕12號）同時(shí)廢止。
附件一：
行政區(qū)域界線文件材料歸檔范圍
一、全面勘界文件材料歸檔范圍
1.毗鄰行政區(qū)人民政府聯(lián)合勘定的行政區(qū)域界線協(xié)議書及其報(bào)批請示、上級批復(fù)。
附件：協(xié)議書附圖（包括復(fù)印簽字圖）、界樁成果表
2.毗鄰行政區(qū)勘界工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室關(guān)于起草《毗鄰行政區(qū)人民政府聯(lián)合勘定的行政區(qū)域界線協(xié)議書》的說明、聯(lián)合勘界工作總結(jié)。
3.行政區(qū)域界線交會點(diǎn)協(xié)議、紀(jì)要、附圖及測繪成果等文件材料。
4.勘界測繪成果材料：觀測手簿、計(jì)算手簿、計(jì)算成果、行政區(qū)域界線調(diào)繪資料、航片等。
5.勘界測繪技術(shù)設(shè)計(jì)書、勘界測繪技術(shù)工作總結(jié)。
6.工作用圖。
7.界樁登記表。
8.界樁照片。
9.行政區(qū)域界線詳圖集及樣圖。
10.雙方上一級人民政府或勘界工作領(lǐng)導(dǎo)小組及其辦公室、雙方勘界工作領(lǐng)導(dǎo)小組及其辦公室共同指定的依據(jù)材料或地形圖。
11.聯(lián)合勘界實(shí)施方案及其請示、上級批復(fù)。
12.雙方（含上級）實(shí)地調(diào)查共同形成的調(diào)查報(bào)告、處理意見等文件材料。
13.雙方各級勘界協(xié)商會議形成的協(xié)議、紀(jì)要、附圖等文件材料。
14.有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門對跨越行政區(qū)域界線的自然資源權(quán)屬處理意見。
15.雙方上一級人民政府或勘界工作領(lǐng)導(dǎo)小組的裁決及勘界工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室的協(xié)調(diào)處理意見。
16.毗鄰方在行政區(qū)域界線勘定過程中形成的來往文書材料。
17.行政區(qū)域界線聯(lián)檢記錄、紀(jì)要及處理意見。
18.其他應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料。
二、日常管界文件材料歸檔范圍
（一）行政區(qū)域界線聯(lián)合檢查文件材料
1.毗鄰行政區(qū)人民政府行政區(qū)域界線聯(lián)合檢查報(bào)告，各級人民政府民政部門起草聯(lián)檢報(bào)告的有關(guān)文件材料。
2.聯(lián)檢實(shí)施方案及上報(bào)（下發(fā)）方案有關(guān)文件材料。
3.聯(lián)檢過程中形成的會議紀(jì)要、協(xié)議等文件材料。
4.聯(lián)檢過程中形成的聯(lián)檢記錄表、行政區(qū)域界線及行政區(qū)域界線標(biāo)志物檢查及修測記錄、界樁成果表、界樁登記表、界樁照片。
5.其他應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料。
（二）行政區(qū)域界線變更及勘定文件材料
1.上級人民政府批準(zhǔn)變更行政區(qū)域界線的文件材料。
2.毗鄰行政區(qū)人民政府聯(lián)合勘定行政區(qū)域界線的協(xié)議書及其上報(bào)備案的報(bào)告。
附件：協(xié)議書附圖（包括復(fù)印簽字圖）、界樁成果表
3.毗鄰行政區(qū)人民政府民政部門關(guān)于起草聯(lián)合勘定行政區(qū)域界線協(xié)議書的說明、工作總結(jié)。
4.行政區(qū)域界線交會點(diǎn)協(xié)議、紀(jì)要、附圖及測繪成果等文件材料。
5.測繪成果有關(guān)文件材料。
6.測繪技術(shù)設(shè)計(jì)書、勘界測繪技術(shù)工作總結(jié)。
7.工作用圖。
8.界樁登記表。
9.界樁照片。
10.聯(lián)合勘界的實(shí)施方案等有關(guān)文件材料。
11.毗鄰方（含上級）實(shí)地調(diào)查共同形成的調(diào)查報(bào)告、處理意見等文件材料。
12.毗鄰方各級協(xié)商會議形成的協(xié)議、紀(jì)要、附圖等文件材料。
13.有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門對跨越行政區(qū)域界線的自然資源權(quán)屬處理意見。
14.毗鄰方上一級人民政府的裁決及其民政部門的協(xié)調(diào)處理意見。
15.毗鄰方在行政區(qū)域界線勘定過程中形成的來往文書材料。
16.其他應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料。
（三）界樁及其他標(biāo)志物變化文件材料
1.毗鄰方人民政府或者民政部門形成的有關(guān)界樁分工管理的文件材料。
2.記錄損壞界樁修復(fù)情況的文件材料。
3.毗鄰方人民政府有關(guān)因建設(shè)、開發(fā)等原因需要移動或者增設(shè)界樁的協(xié)議書及其上報(bào)備案的文件材料。
4.界樁移動或者增設(shè)后的界樁成果表、界樁登記表、界樁照片等有關(guān)測繪文件材料。
5.行政區(qū)域界線其他標(biāo)志物變化后的修測文件材料。
6.處罰違反界樁及其他標(biāo)志物管理規(guī)定行為的文件材料。
7.其他應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料。
（四）行政區(qū)域界線糾紛處理文件材料
1.上級人民政府或民政部門處理糾紛的決定、批示、協(xié)調(diào)意見等文件材料。
2.毗鄰方人民政府或者民政部門簽訂的處理糾紛的協(xié)議、紀(jì)要以及附圖、測繪成果等文件材料。
3.處理糾紛的往來文件材料，協(xié)調(diào)會議有關(guān)文件材料。
4.其他應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料。
（五）其他行政區(qū)域界線日常管理活動材料
1.上級人民政府或者主管部門作出的與具體行政區(qū)域界線有關(guān)的決定、意見等文件材料。
2.毗鄰方簽訂的與行政區(qū)域界線有關(guān)的協(xié)議、紀(jì)要以及聯(lián)合上報(bào)（下發(fā)）的文件材料。
3.毗鄰方聯(lián)合創(chuàng)建行政區(qū)域界線管理制度的文件材料。
4.行政區(qū)域界線詳圖集及編制過程中形成的有關(guān)文件材料。
5.毗鄰的各有關(guān)人民政府同意生產(chǎn)、建設(shè)用地需要橫跨行政區(qū)域界線的文件材料，生產(chǎn)、建設(shè)用地的審批和備案文件材料。
6.有關(guān)資源主管部門處理邊界資源糾紛的決定、意見等文、圖材料。
7.處理違反《行政區(qū)域界線管理?xiàng)l例》行為的文件材料。
8.其他應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料。
附件二：
案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表式樣
一、案卷封面式樣
（一）案卷封面式樣（文件）
說明：
1.全宗名稱：填寫檔案保管單位的全稱，由檔案保管單位填寫。
2.立卷單位：填寫立卷單位的全稱，由立卷單位填寫；單獨(dú)立卷的填寫單獨(dú)的單位名稱，聯(lián)合立卷的填寫所有單位名稱。
3.案卷題名：填寫能反映本案卷主要內(nèi)容的標(biāo)題，由立卷單位填寫。
4. 全宗號、目錄號、案卷號：由檔案保管單位填寫，其中，全宗號是全宗名稱對應(yīng)的代碼，由檔案行政管理部門確定；目錄號對應(yīng)每一條行政區(qū)域界線（每個(gè)交會點(diǎn)），同一全宗號下的目錄號不得重復(fù)；案卷號是案卷排列的順序號，每條行政區(qū)域界線（每個(gè)交會點(diǎn)）從第1份勘界檔案開始分別從1開始編號。
5.其他內(nèi)容：由立卷單位填寫。
（二）案卷封面式樣（圖紙）
說明：填寫方法同案卷封面式樣（文件）。
二、卷內(nèi)文件目錄式樣
卷內(nèi)文件目錄
說明：卷內(nèi)文件是圖紙的，卷內(nèi)文件目錄用接圖表代替。
三、備考表式樣
說明：備考表由立卷單位逐項(xiàng)填寫。檔案保管單位填寫需要說明的其他事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)注明時(shí)間并簽字。
附件三：
案卷目錄封面、正文式樣
一、案卷目錄封面式樣
二、案卷目錄正文式樣
附件四：
行政區(qū)域界線檔案多套異地保存
一、全面勘界檔案
省級行政區(qū)域界線：國務(wù)院民政部門檔案機(jī)構(gòu)保存原件（或印刷件），省級人民政府民政部門檔案機(jī)構(gòu)保存復(fù)印件（或印刷件）（其中協(xié)議書附圖為復(fù)印簽字圖）。
縣級行政區(qū)域界線：國務(wù)院民政部門檔案機(jī)構(gòu)保存第1、3項(xiàng)的復(fù)印件（或印刷件），省級人民政府民政部門檔案機(jī)構(gòu)保存原件（或印刷件）。
二、日常管界檔案
（一）行政區(qū)域界線聯(lián)合檢查檔案、界樁及其他標(biāo)志物變化檔案、行政區(qū)域界線糾紛處理檔案、其他行政區(qū)域界線日常管理活動檔案：
省級行政區(qū)域界線：國務(wù)院民政部門檔案機(jī)構(gòu)保存毗鄰方形成的一致性文件材料的印刷件（或復(fù)印件），省級人民政府民政部門檔案機(jī)構(gòu)保存原件。
縣級行政區(qū)域界線：由省級人民政府民政部門自行確定。
（二）行政區(qū)域界線變更及勘定檔案：
省級行政區(qū)域界線：國務(wù)院民政部門檔案機(jī)構(gòu)保存原件（或印刷件），省級人民政府民政部門檔案機(jī)構(gòu)保存復(fù)印件（或印刷件）（其中協(xié)議書附圖為復(fù)印簽字圖）。
縣級行政區(qū)域界線：國務(wù)院民政部門檔案機(jī)構(gòu)保存第1、2、4項(xiàng)的復(fù)印件（或印刷件），省級人民政府民政部門檔案機(jī)構(gòu)保存原件（或印刷件）。
